Slik håndterer Australian Bodycare ordreendringer før sending

Australian Bodycare: kundeservice som kan handle før sending

Australian Bodycare utvikler hud-, hår- og kroppspleie og har en historie tilbake til 1992. Å ta vare på kundene betyr også å hjelpe når noe går galt med en ordre.

Feil leveringsadresse eller en bestilling gjort ved en feil kan være enkelt å løse. Tiden til å handle før ordrebehandlingen er likevel begrenset.

Dette er prosessen merket legger inn i sin Flyweight AI chatbot for Shopify: bekrefte ordren, sjekke hva som fortsatt er mulig og sende forespørselen videre til riktig handling.

Den innebygde kundeserviceassistenten kombinerer dette med vanlige produktsvar og ordreinformasjon. Målet er å løse problemer og avlaste teamet.

Utfordringen: ordren går videre mens forespørselen venter

En adresseendring kan komme mens lageret pakker. En kansellering kan nå kundeservice idet ordrebehandlingen starter.

Teamet må vite hvilken ordre det gjelder, om kunden har tilgang, om den er sendt og om endringen følger merkets regler.

Kontrollene avgjør neste steg. En tillatt rettelse før sending kan hindre levering til feil adresse og arbeidet som følger.

Australian Bodycare tar kontrollene inn i samtalen, slik at forespørselen kan behandles mens det fortsatt er mulig å handle.

Fra kundehenvendelse til bekreftet handling

Prosessen kobler sammen fem steg:

1. Forstå forespørselen. Identifisere adresseendring eller kansellering og samle detaljer.
2. Bekrefte ordren. Be om opplysninger som trengs for å finne den og fastslå tilgang.
3. Sjekke vilkårene. Bruke gjeldende ordrestatus og regler for å avgjøre om handlingen fortsatt er tillatt.
4. Starte det konfigurerte neste steget. Sende en gyldig forespørsel til den tilkoblede endrings- eller kanselleringsflyten. Saker som krever menneskelig vurdering går til kundeservice.
5. Bekrefte resultatet. Forklare svaret fra prosessen eller hva som skjer videre hvis saken trenger mer behandling.

Samtalen blir starten på løsningen. For teamet samles identifisering, statuskontroll og endring i én prosess.

Resultatet avhenger av ordrestatus og rettighetene i den tilkoblede arbeidsflyten. En endring bekreftes først når systemet godtar den. Har behandlingen kommet for langt, forklarer assistenten neste mulighet.

Den samme prosessen hjelper når ordren er sendt

En ekte samtale om adresseendring viser hvorfor kontrollen er viktig.

Etter at kunden korrigerer de innsendte opplysningene, finner assistenten ordren. Den er allerede sendt. Assistenten forklarer at adressen ikke lenger kan endres gjennom denne flyten og gir lenken til ordrestatus.

Svaret bygger på faktisk status. AI finner opplysningene og forklarer grensen, uten at en medarbeider må skrive statussvaret manuelt.

Dette er del av samme prosess før sending: sjekk om handlingen fortsatt er tilgjengelig, og veiled kunden deretter. Selv uten mulighet for retting blir neste steg tydelig.

Merkets kunnskap støtter prosessen

Ordrehandlinger krever oppdatert informasjon og klare regler. Andre spørsmål trenger merkets kunnskap.

Flyweight gjør Australian Bodycares innhold til en AI med merkets personlighet. En Knowledge Graph kobler relevant informasjon for naturlige forklaringer og oppfølgingsspørsmål.

En kunde spør om mengdene i en hårpleiepakke. Assistenten forklarer størrelsene, svarer om det tredje produktet og oppsummerer. En annen får forklart tilgjengelige alternativer for prøver eller reisestørrelser som assistenten finner.

Svarene utfyller ordreflyten. Den samme assistenten forklarer produkter, hjelper med å identifisere ordrer og sender henvendelser til riktig prosess.

Hva som blir enklere for kundeserviceteamet

Verdien ligger i arbeidet assistenten utfører rundt hver forespørsel:

• Endringer starter med nødvendige kontroller. Forespørsel, identifikasjon og ordrestatus danner grunnlaget for handling.
• Hastesaker følger en definert vei. Tillatte adresseendringer og kanselleringer går inn i arbeidsflyten før behandling når det er mulig.
• Kundene forstår mulighetene. Er ordren sendt, forklarer assistenten situasjonen og neste steg.
• Vanlige spørsmål får svar i chatten. Produktforklaringer og ordrestatus kan håndteres uten manuelt skrevne svar.

Teamet er fortsatt tilgjengelig for unntak, beslutninger og handlinger som trenger personlig oppfølging. AI hjelper med kontrollene og forklaringene som forenkler arbeidet.

Deres kundeserviceprosess, koblet til samtalen

Australian Bodycare kombinerer merkekunnskap med en konkret driftsprosess. Adresseendringer og tillatte kanselleringer gir automatiseringen et tydelig formål: løse ordreproblemer mens det fortsatt er tid.

Daglige svar og ordreoppslag støtter formålet. Kundene får et nyttig sted å be om hjelp, og teamet får en assistent som deltar i det faktiske arbeidet.

Utforsk AI-prosessautomatisering og Flyweights AI chatbot for Shopify, eller ta med en tidskritisk kundeserviceprosess til en demo.