Flyweight : Utiliser un chatbot IA pour Shopify en conformité avec le RGPD et l'AI Act

Contrat de traitement des données, obligation d'étiquetage, politique de confidentialité, RGPD, AI Act - QUOI ? 🤯🤯

La checklist et le modèle de politique de confidentialité fournis ici partent du principe que nous exploitons une boutique Shopify et souhaitons mettre en place le chatbot IA conforme au RGPD. Pour un aperçu complet des capacités de notre chatbot Shopify, consultez notre guide principal. Cet article est présenté sans aucune reconnaissance d'obligation légale ni de conseil juridique.

Terminologie

1. Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) Le RGPD est le principal règlement de protection des données en Europe, visant à protéger les données personnelles des utilisateurs. Il définit comment les entreprises doivent traiter les données - par exemple, ne collecter que ce qui est vraiment nécessaire et stocker les données en toute sécurité. Le RGPD accorde également des droits aux utilisateurs, tels que l'accès, la suppression et la correction de leurs données. Pour les chatbots, cela signifie qu'ils ne doivent pas collecter les données des utilisateurs de manière indiscriminée et doivent être transparents sur le traitement des données.

2. Loi sur l'Intelligence Artificielle (AI Act) L'AI Act est une nouvelle loi européenne proposée qui établit des lignes directrices pour l'intelligence artificielle. Son objectif est d'assurer une utilisation sûre et équitable des systèmes d'IA comme les chatbots. L'AI Act catégorise les systèmes d'IA par niveaux de risque, de faible à élevé. Selon la catégorie de risque, il existe des exigences spécifiques, comme indiquer clairement aux utilisateurs qu'ils interagissent avec une IA et s'assurer que l'IA ne prend pas de décisions discriminatoires. Les chatbots effectuant des tâches sensibles entrent dans des catégories de risque plus élevées et doivent répondre à des exigences plus strictes.

3. Accord de Traitement des Données (DPA) Un accord de traitement des données est un contrat entre une entreprise (souhaitant utiliser le chatbot) et un fournisseur (offrant ou exploitant le chatbot). Cet accord garantit que le fournisseur traite les données des utilisateurs selon les instructions de l'entreprise et en conformité avec les exigences de protection des données. Cela permet de s'assurer que les données sont utilisées de manière sûre et responsable. Si une entreprise utilise un service de chatbot externe, un DPA est nécessaire pour prouver que le fournisseur respecte également le RGPD.

4. Politique de Confidentialité Une politique de confidentialité est une page d'information pour les utilisateurs du chatbot. Elle explique quelles données sont collectées, pourquoi elles sont nécessaires et combien de temps elles seront conservées. La politique de confidentialité explique également les droits des utilisateurs, comme le droit de supprimer des données ou de savoir quelles données ont été stockées. Il est essentiel de présenter ces informations clairement, afin que les utilisateurs comprennent ce à quoi ils consentent en utilisant le chatbot.

5. Obligation d'Étiquetage Selon le RGPD et en particulier l'AI Act prévu, les utilisateurs doivent toujours savoir qu'ils interagissent avec une IA - un chatbot - et non une personne réelle. C'est ce qu'on appelle une obligation d'étiquetage. Les entreprises doivent indiquer clairement que le chatbot n'est pas un humain. Cet étiquetage favorise la transparence et évite les malentendus.

Rôles et Responsabilités

Comprendre les rôles est crucial car ils définissent les responsabilités.

Sous-traitant

Le fournisseur du chatbot agit généralement en tant que sous-traitant. Dans ce rôle, le fournisseur traite les données pour le compte de l'opérateur de la boutique et selon ses instructions. Le fournisseur gère la mise en oeuvre technique et l'exploitation du chatbot sans prendre de décisions sur les finalités du traitement des données. La tâche du fournisseur est d'appliquer les normes de protection des données fixées par le responsable du traitement et de mettre en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données personnelles. En conséquence, le fournisseur du chatbot est contractuellement tenu de traiter les données uniquement selon les instructions reçues et non à des fins indépendantes.

Responsable du traitement

Cela peut sembler déroutant au premier abord, mais l'opérateur de la boutique assume le rôle de responsable du traitement. En tant que responsable du traitement, il décide des finalités et des moyens du traitement des données, comme les données que le chatbot collecte et dans quel but (par exemple, pour le support client ou le marketing). Il est responsable de s'assurer que la collecte et le traitement des données respectent les exigences de protection des données et que les droits des personnes concernées sont respectés. L'opérateur de la boutique est l'entité qui détermine et gère l'utilisation du chatbot et est donc responsable de la conformité en matière de protection des données dans ce contexte. Cela peut sembler beaucoup, mais cela nécessite simplement une définition claire dans la politique de confidentialité.

Exemple Pratique

La boutique Shopify « GarlicPress24 » souhaite utiliser un chatbot IA pour générer des leads : lorsqu'un client demande les spécifications d'un presse-ail, l'IA doit fournir les conseils d'un expert en presse-ail, en collectant les coordonnées du client (nom et email) et en les transmettant à l'expert.

La boutique Shopify a le choix - collecte-t-elle le lead via l'IA, ou montre-t-elle simplement aux clients une note : « contactez nos experts à l'Email X » ? La boutique Shopify est le responsable du traitement (décide de ce qui doit se passer et s'assure que les clients sont informés dans la politique de confidentialité). Le fournisseur du chatbot IA gère la configuration technique et s'assure que les données sont traitées en conformité avec les exigences de protection des données - agissant en tant que sous-traitant.

Comment utiliser un chatbot IA en conformité avec les exigences de protection des données : une checklist

Les rôles définissent les responsabilités pour exploiter un chatbot conforme au RGPD et à l'AI Act.

1. Collecter uniquement les données nécessaires Le chatbot ne doit collecter que les informations essentielles et rien de plus. Cette responsabilité incombe au fournisseur du chatbot. Chez Flyweight, nous visons à ne traiter que le minimum de données personnelles nécessaires. Par exemple, si un client se renseigne sur le statut d'une commande, nous ne traitons que les codes postaux et les numéros de commande, en évitant les données personnelles d'adresse ou de commande supplémentaires. De plus, les données personnelles sont traitées séparément de l'IA.

2. Être transparent Les utilisateurs doivent comprendre précisément quelles données le chatbot collecte et comment elles seront utilisées. La politique de confidentialité peut clarifier cela, ce qui est particulièrement important pour les opérateurs de boutiques Shopify. En tant que responsable du traitement, la politique de confidentialité doit être adaptée pour informer correctement les clients. Ne vous inquiétez pas ; un modèle pour améliorer la politique de confidentialité pour une utilisation conforme du chatbot est fourni ci-dessous.

3. Établir un accord de traitement des données (DPA) Si le chatbot provient d'un fournisseur externe, un contrat doit garantir que le fournisseur traite les données conformément au RGPD. Assurez-vous que le fournisseur du chatbot propose un DPA (souvent partie du contrat).

4. Vérifier régulièrement la sécurité et la protection des données L'AI Act exige également des vérifications régulières des risques liés à l'IA pour s'assurer que le chatbot reste conforme. Généralement, cela est géré par le fournisseur du chatbot. Nous mettons régulièrement à jour ce guide et vous informons des changements pertinents.

5. Obligation d'étiquetage Bien que l'étiquetage explicite ne soit pas encore une obligation légale, une communication transparente est toujours recommandée pour informer les utilisateurs qu'ils interagissent avec une IA. Notre chatbot IA est livré avec un pied de page par défaut indiquant : « AI powered by Flyweight », que nous recommandons de conserver. Pour être encore plus prudent, vous pouvez également mentionner l'IA dans le message de démarrage ou le nom du chatbot.

⭐️ Modèle de Politique de Confidentialité

Comme nous l'avons vu, les boutiques Shopify, dans le rôle de responsable du traitement, sont principalement responsables de communiquer clairement comment les données sont traitées.

Où est le meilleur endroit pour cela ? La politique de confidentialité, bien sûr !

💡 Si nous étions l'opérateur de la boutique utilisant le Flyweight AI Chatbot, nous ajouterions la section suivante à notre politique de confidentialité (sans reconnaissance d'obligation légale ni de conseil juridique) :

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Utilisation du chatbot avec formulaires Nous vous proposons sur notre site web un chatbot basé sur l'IA de Flyweight GmbH, Jungbuschstraße 28, 68159 Mannheim, Allemagne (https://flyweight.io/legal-notice / https://flyweight.io/privacy-statement) pour répondre à vos questions. Lors de l'utilisation du chatbot, vos requêtes sont combinées à l'aide de la base de données créée à partir des informations lues sur notre propre site web et d'un grand modèle de langage pour vous fournir des réponses à votre requête. Le chatbot est configuré pour ne pas demander de données personnelles. Bon à savoir : si des formulaires séparés apparaissent à la suite de vos demandes, dans lesquels vous pourriez devoir fournir des données personnelles en fonction de votre demande, les informations que vous y fournissez seront traitées séparément et ne seront donc pas envoyées à l'IA.

Catégories de données traitées : Les catégories de données résultent de vos demandes lorsque vous saisissez des données personnelles dans votre question.

• Par exemple, si vous demandez : « Où est ma commande ? », un formulaire apparaîtra dans lequel vous pourrez saisir votre numéro de commande et votre code postal.

• Si, par exemple, vous souhaitez en savoir plus sur un produit et recevoir des conseils appropriés, un formulaire apparaîtra dans lequel vous pourrez saisir les informations pertinentes (par ex. nom, téléphone, e-mail, etc.).

Finalité du traitement : Traitement des informations que vous fournissez pour créer des réponses à vos demandes à l'aide du chatbot.

• Exemple : Par exemple, si vous demandez : « Où est ma commande ? » et saisissez votre numéro de commande et code postal dans le formulaire, ces informations sont utilisées pour effectuer une requête directe au système de la boutique (Shopify) afin que les informations de livraison puissent être envoyées et que vous puissiez être informé du statut de la commande.

• Exemple : Si vous souhaitez des conseils sur un produit, votre demande (avec les données que vous avez fournies dans le formulaire et l'ensemble de l'historique du chat) sera transmise à l'opérateur de la boutique afin qu'il puisse vous contacter.

Source des données : Nous collectons ces données directement auprès de vous.

Base juridique : Nous traitons les données pour remplir des obligations contractuelles ou précontractuelles conformément à l'article 6, paragraphe 1, point (b) du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Conservation des données : Les données sont conservées jusqu'à la résolution de votre demande ou pour la durée du contrat et au-delà jusqu'à l'expiration des délais légaux de conservation (6 à 10 ans).

Localisation des destinataires : UE et hors UE.

Garanties pour les transferts vers des pays tiers : Clauses contractuelles types de l'UE (CCT), Décision d'adéquation

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